7 Cara Mengatur Waktu Kerja di Kantor Agar Tidak Terbuang Sia-sia

Terlalu banyak yang harus dikerjakan dalam sehari sehingga Anda terpaksa lembur (lagi)? Coba stop dulu pekerjaan Anda sejenak, dan pikirkan apa penyebabnya? Pada kebanyakan kasus, kerja lembur hingga tengah malam berakar dari manajemen waktu kerja yang tidak efektif. Yuk, perbaiki cara Anda mengatur waktu kerja di kantor agar lebih produktif dan fokus, tapi tetap rileks.

Berbagai cara mengatur waktu kerja di kantor

1. Buat daftar rencana kerja

Anda termasuk tipe orang yang suka bekerja serabutan atau lompat-lompat dari satu tugas ke yang lainnya? Fokus otak yang bercabang malah akan memperlambat cara kerja Anda.

Maka, siapkan dulu daftar rencana hal-hal apa saja yang Anda harus lakukan di hari itu di malam sebelumnya atau begitu setibanya di kantor. Memiliki rencana dan persiapan matang sebelum mulai kerja bisa membantu Anda tetap fokus dan produktif sehingga waktu kerja Anda di kantor juga efektif.

Kini teknologi telah memudahkan Anda dalam melakukan segala sesuatu. Anda bisa menggunakan aplikasi reminder di ponsel untuk membantu mengingatkan apa saja yang harus Anda dikerjakan dalam waktu dekat. Bila perlu, Anda juga bisa menyusun rencana jangka panjang untuk beberapa bulan atau bahkan satu tahun. Setelah Anda membuat rencana, pastikan Anda tak hanya sebatas mengeklik dan menyimpannya saja.

2. Buat skala prioritas

Setelah membuat rencana kerja, sekarang waktunya Anda untuk menentukan prioritas. Urutkan cara bekerja Anda dimulai dari mengerjakan tugas-tugas yang penting dan harus diselesaikan secepat mungkin, hingga ke hal-hal lain yang lebih remeh dan bisa dikesampingkan sementara. Dengan cara ini, pekerjaan Anda jadi lebih struktur dan efektif.

Selain itu, membuat prioritas juga memperkecil peluang untuk menunda pekerjaan karena Anda tahu Anda harus menyelesaikan satu tugas tersebut sebelum pindah ke yang selanjutnya.

Abaikan semua gangguan hingga pekerjaan yang sedang menjadi perioritas Anda saat itu benar-benar selesai.

3. Tentukan batas waktu kerja untuk setiap proyek

Berikan batas waktu untuk setiap tugas yang harus Anda kerjakan dan selesaikan di hari itu. Misalnya, 2 jam untuk menyusun rencana anggaran atau 1 jam untuk menulis satu buah artikel. Usahakan untuk merampungkan tugas tersebut dalam periode waktu tersebut, yang termasuk juga kesempatan untuk mengevaluasi hasil pekerjaan Anda.

Penentuan deadline untuk masing-masing tugas membantu Anda lebih bertanggung jawab terhadap pekerjaan. Hasil pekerjaan Anda pun dipastikan punya kualitas sesuai standar yang ditetapkan oleh pimpinan Anda.

Ingat, mengabaikan deadline hanya akan membuat pekerjaan Anda semakin menumpuk, yang pada akhirnya justru menyebabkan waktu kerja Anda jadi tidak maksimal.

4. Jangan multitasking

Anda adalah tipe orang yang suka multitasking? Meski kelihatannya mengerjakan banyak hal sekaligus bisa selesai lebih cepat, yang terjadi sebenarnya justru sebaliknya, lho!

Multitasking tidak efektif dan efisien. Melakukan banyak hal dalam satu waktu secara bersamaan hanya akan membuat fokus Anda terpecah. Akibatnya, hasil pekerjaan Anda mungkin tidak akan optimal meski Anda dapat menyelesaikannya tepat waktu.

Pada dasarnya, otak akan bekerja lebih baik ketika Anda benar-benar mampu fokus dan berkonsentrasi pada satu hal. Jadi, fokuskan saja tenaga dan pikiran Anda pada satu pekerjaan utama sehingga hasilnya pun jadi lebih optimal.

5. Limpahkan pekerjaan yang tak penting ke orang lain

Bagi Anda yang perfeksionis, melimpahkan tanggung jawab pekerjaan yang tidak penting sekalipun ke orang lain mungkin akan memicu stres dan kecemasan. Faktanya, terlepas dari seberapa baik Anda untuk melakukan sesuatu hal, Anda tak bisa melakukannya semuanya.

Sering kali banyak orang memforsir dirinya untuk mengambil pekerjaan yang lebih banyak karena kita menganggap bahwa bisa menyelesaikan semuanya. Inilah yang membuat waktu, pikiran, dan tenaga Anda terkuras habis untuk bekerja. Padahal, pekerjaan yang Anda kerjakan juga bukanlah prioritas utama.

Solusinya, pikirkan untuk mendelegasikan pekerjaan tambahan Anda ke orang lain yang memang kompeten di bidangnya. Dengan begini, daftar to-do list yang sudah Anda buat tetap berjalan lanjar tanpa hambatan.

6. Manfaatkan waktu istirahat Anda

Di sela-sela jadwal pekerjaan yang padat, jangan lupa untuk memanfaatkan waktu istirahat barang beberapa menit. Memaksa diri Anda untuk mengerjakan pekerjaan selanjutnya justru akan membuahkan hasil yang tak maksimal. Ingat, pikiran dan tenaga Anda butuh penyegaran sebelum akhirnya bertempur lagi dengan dengan pekerjaan yang selanjutnya.

Ada banyak hal yang bisa Anda lakukan. Mulai dari melakukan peregangan otot badan yang kaku, jalan-jalan di taman, atau tidur siang.

7. Hadiahi diri Anda sendiri

Ketika Anda mencapai sesuatu, rayakanlah! Bagaimana cara merayakannya, terserah Anda. Namun, pastikan cara sehatnya, tidak berlebihan, dan Anda benar-benar menikmatinya. Misalnya dengan menonton bioskop atau rekreasi ke taman. Jangan rayakan dengan terlena mabuk-mabukan, karena hangover di keesokan paginya justru bisa merusak produktivitas kerja Anda.

Keterampilan dalam manajemen waktu kerja bisa memudahkan Anda di kantor. Setiap orang mungkin punya cara mengatur waktu yang berbeda, maka temukanlah yang paling efektif dan paling nyaman untuk Anda terapkan secara pribadi.

Share this post